Forma prowadzenia działalności i opodatkowania dochodu
1. Wybór formy prawnej działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza vs spółka):
- Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): Najprostsza forma – rejestracja w CEIDG na właściciela. Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania, ale formalności są uproszczone. Podlega opodatkowaniu PIT (według wybranej formy – skala, liniówka lub ryczałt) i obowiązkowym składkom ZUS.
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.): Osobna osoba prawna – ogranicza odpowiedzialność właściciela za długi firmy. Spółka płaci podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) – dla małych podatników stawka 9% CIT (przychody do ok. 2 mln euro rocznie). Ewentualna wypłata zysku właścicielowi jest opodatkowana dodatkowo (dywidenda 19% PIT). Prowadzenie sp. z o.o. wiąże się z pełną księgowością i większymi formalnościami. Zaletą jest brak obowiązkowych składek ZUS dla wspólnika (o ile nie świadczy pracy na rzecz spółki), jednak koszty obsługi księgowej są wyższe.
- Rekomendacja formy prawnej: Przy planowanej skali działalności (przychody >200 tys. zł rocznie) i charakterze handlu międzynarodowego, jednoosobowa działalność gospodarcza może być korzystna na start ze względu na prostotę i niższe koszty administracyjne. Spółka z o.o. może być rozważona, jeśli kluczowa jest ochrona majątku prywatnego lub planowana jest znaczna reinwestycja zysków (korzystanie z 9% CIT). Na początku JDG pozwoli szybciej rozpocząć działalność, a ewentualną zmianę formy na spółkę można przeprowadzić w przyszłości wraz ze wzrostem skali biznesu.
2. Wybór formy opodatkowania dochodów (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt):
- Skala podatkowa (zasady ogólne PIT 12%/32%): Opodatkowanie dochodu (przychód minus koszty) według stawek progresywnych – 12% do progu (120 tys. zł dochodu rocznie) i 32% powyżej. Daje możliwość korzystania z kwoty wolnej i ulg podatkowych. Przy niewysokim dochodzie (np. niewielka marża z handlu) skala może być korzystna, bo efektywna stawka może być niższa niż 19%. Jeśli jednak dochody mocno wzrosną, część ponad próg będzie opodatkowana 32%.
- Podatek liniowy 19%: Stała stawka 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości. Brak kwoty wolnej i większości ulg. Opłaca się przy wysokich dochodach, gdy przekroczenie progu 32% na skali byłoby znaczne. W handlu, jeśli marże są solidne i dochód roczny znacznie przekroczy ~120 tys. zł, liniowy może być prostszy i zabezpieczy przed wejściem w 32%.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Podatek liczony od przychodu (bez pomniejszania o koszty) według stawki zależnej od rodzaju działalności. Dla handlu towarami (sprzedaż rzeczy ruchomych w stanie nieprzetworzonym) stawka wynosi 3% od przychodu
Zaleta – bardzo niski procent i prosta ewidencja (tylko przychody). Wadą jest brak możliwości odliczenia kosztów zakupu towarów – podatek płaci się od całości sprzedaży, co przy niskiej marży może być niekorzystne. Przykładowo, przy marży np. 10% ryczałt 3% od przychodu odpowiada efektywnie 30% od dochodu, podczas gdy przy marży 30% odpowiada 10% od dochodu (bardzo korzystnie).
- Analiza opłacalności ryczałtu: Jeśli planowana działalność polega na wyszukiwaniu okazji i osiąganiu wysokiej marży na poszczególnych transakcjach (np. kupno okazyjne i sprzedaż z istotnym zyskiem), ryczałt 3% może zminimalizować podatek. Natomiast jeśli marże będą niewielkie, lepiej rozważyć opodatkowanie dochodu (skala lub liniówka), by uwzględnić w kosztach wydatki na zakup towaru, transport, cło itp.
- Rekomendacja formy opodatkowania PIT: Na starcie warto oszacować przewidywaną marżę zysku. Dla wysokomarżowego handlu używaną biżuterią (gdzie zysk stanowi znaczący procent ceny sprzedaży) ryczałt 3% może być optymalny, zapewniając niskie opodatkowanie. Jeżeli jednak marże okazałyby się niskie lub planuje się duże reinwestycje w towar (a tym samym relatywnie niski dochód w stosunku do obrotu), bezpieczniejsze będą zasady ogólne – pozwolą opodatkować jedynie realny dochód, a na początkowym etapie stawka 12% może być niższa niż efektywny podatek ryczałtowy. Podatek liniowy 19% stanie się atrakcyjny przy wyższych dochodach przekraczających próg skali lub dla stabilizacji stawki podatku w długim okresie.
Obowiązki w zakresie podatku VAT
1. Rejestracja jako podatnik VAT: W Polsce limit zwolnienia podmiotowego z VAT to 200 tys. zł rocznie przychodu ze sprzedaży. Skoro planowane przychody przekroczą tę kwotę, przedsiębiorca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT (formularz VAT-R). Rejestracja powinna nastąpić przed dokonaniem pierwszej opodatkowanej sprzedaży powyżej limitu lub dobrowolnie od początku działalności (co jest wskazane w handlu międzynarodowym). Jako czynny podatnik VAT będzie on miał obowiązek naliczania VAT (chyba że transakcja podlega stawce 0% przy eksporcie) oraz składania deklaracji/plików JPK_V7. Należy także zaznaczyć się jako podatnik VAT-UE (w VAT-R) w związku z planowanymi transakcjami wewnątrzunijnymi.
2. Zakup towarów na aukcjach w UE – rozliczenie VAT przy nabyciu:
Przy sprowadzaniu używanej biżuterii z innych krajów UE mamy dwa podstawowe scenariusze:
- Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT): Jeśli biżuteria jest kupowana od przedsiębiorcy z UE, który wystawia fakturę ze stawką 0% VAT (sprzedaż wewnątrzunijna) lub ogólnie bez VAT (np. firma unijna korzysta ze zwolnienia lokalnego i sprzedaje netto), w Polsce powstaje obowiązek rozliczenia WNT. Nabywca polski musi wykazać polski VAT od wartości nabycia (23% VAT należny) i jednocześnie ma prawo do odliczenia tego VAT jako naliczonego – efekt netto może wyjść 0 zł, o ile zakup służy działalności opodatkowanej (np. dalszej sprzedaży opodatkowanej lub eksportu z 0% ze skutkiem podatkowym). WNT należy ująć w ewidencji VAT (w pliku JPK_V7) w miesiącu otrzymania faktury lub upływu 3 miesięcy od dostawy. Zakup w procedurze WNT jest neutralny podatkowo, jeśli zastosujemy normalne zasady VAT (podatek naliczony = należny). Uwaga: Jeżeli sprzedawca unijny naliczył lokalny VAT (np. dom aukcyjny doliczył VAT do ceny), polski nabywca nie odzyska go przez polskie rozliczenie – musiałby wystąpić o zwrot z tamtego kraju lub preferować inne formy transakcji (np. procedurę marży, jeśli możliwe).
- Zakup w procedurze VAT marża: Wielu sprzedawców używanych dóbr (np. domy aukcyjne, komisy) stosuje szczególną procedurę VAT marża dla towarów używanych. W takim przypadku cena zakupu zawiera ukryty VAT marżowy po stronie sprzedawcy, a faktura zwykle nie wykazuje podatku (często z adnotacją „procedura marży – towary używane”). Dla polskiego nabywcy nie powstaje klasyczne WNT, gdyż sprzedaż u sprzedawcy była opodatkowana według procedury marży, a nie jako dostawa wewnątrzunijna z 0% VAT. Oznacza to, że polski nabywca nie nalicza u siebie VAT od takiego zakupu, ale też nie ma prawa do odliczenia VAT (gdyż na fakturze go nie wykazano). Zgodnie z przepisami, warunkiem zastosowania procedury marży jest m.in. nabycie towaru od podmiotu, od którego nie przysługuje odliczenie VAT – np. od osoby fizycznej niebędącej vatowcem lub od podatnika stosującego marżę. W praktyce kupno używanej biżuterii od osoby prywatnej albo na aukcji z procedurą marży spełnia te warunki, dzięki czemu polski handlarz może również zastosować u siebie procedurę VAT marża przy dalszej sprzedaży. Co ważne, stosowanie procedury VAT marża jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem – podatnik może zdecydować się rozliczać transakcje na zasadach ogólnych, jeżeli jest to dla niego korzystniejsze (np. gdy chciałby odliczyć VAT z kosztów).
- Biżuteria używana a procedura marży: Używana biżuteria (wyroby jubilerskie z metali szlachetnych, np. złote pierścionki, naszyjniki) co do zasady kwalifikuje się jako towar używany w rozumieniu art. 120 ustawy o VAT, o ile jest nabywana w celu dalszej odsprzedaży i nie było odliczenia VAT przy jej zakupie. Przepisy wyłączają wprawdzie z definicji „towarów używanych” metale szlachetne i kamienie szlachetne w stanie nieprzetworzonym (surowce), jednak gotowe wyroby jubilerskie spełniają kryterium rzeczy używanej. Potwierdza to interpretacja, że sprzedaż używanej biżuterii przez czynnego podatnika może być objęta procedurą VAT marża. Zatem nasz przedsiębiorca, skupując biżuterię od osób prywatnych na terenie UE (lub od firm stosujących marżę), może korzystać z procedury VAT marża przy jej sprzedaży.
3. Sprzedaż towarów poza UE – eksport i stawka 0% VAT:
Sprzedaż biżuterii do nabywców w USA stanowi eksport towarów z Polski (dostawa towarów wywożonych poza terytorium Unii Europejskiej). Eksport towarów podlega opodatkowaniu stawką 0% VAT, pod warunkiem spełnienia określonych warunków formalnych. Zgodnie z przepisami wymagane jest: (1) posiadanie statusu czynnego podatnika VAT, (2) wywóz towaru poza UE w wykonaniu dostawy, oraz (3) otrzymanie dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza UE przed upływem terminu złożenia deklaracji za dany okres. Oznacza to, że przedsiębiorca musi dysponować potwierdzeniem celnym wywozu (np. komunikatem IE-599 z systemu celnego) najpóźniej do terminu złożenia JPK_V7 za miesiąc, w którym nastąpiła sprzedaż – wówczas ma prawo zastosować 0% VAT na fakturze i w rozliczeniu. Jeśli dokumenty eksportowe dotrą z opóźnieniem, możliwe jest czasowe opodatkowanie krajową stawką, a następnie korekta na 0% po ich otrzymaniu (aczkolwiek zwykle przy sprawnej odprawie elektronicznej IE-599 jest dostępny od razu).
Przy stawce 0% VAT sprzedaż jest opodatkowana, ale stawką zerową, co oznacza brak kwoty VAT na fakturze dla klienta w USA, a jednocześnie zachowane jest prawo do odliczenia VAT naliczonego z zakupów związanych z tą sprzedażą.
W praktyce:
- Jeśli biżuteria była kupiona w ramach WNT (naliczono polski VAT należny przy nabyciu i odliczono go), to przy eksporcie ze stawką 0% nie nalicza się żadnego nowego podatku należnego, ale odliczenie VAT naliczonego pozostaje – efektywnie przedsiębiorca nie płaci VAT od tej transakcji, a podatek zapłacony przy zakupie jest do odzyskania (jest to tzw. dostawa opodatkowana ze stawką 0% z prawem do odliczenia).
- Jeśli biżuteria była kupiona na aukcji z procedurą marży (brak VAT naliczonego przy zakupie), to przy sprzedaży eksportowej zastosowanie 0% powoduje, że również nie wystąpi VAT należny. W rezultacie marża ze sprzedaży nie jest opodatkowana VAT-em w Polsce. Procedura marży traci tu znaczenie, bo eksport i tak korzysta ze zwolnienia (zerowej stawki). Warto jednak zachować dokumentację potwierdzającą, że zakup był w marży/od osoby prywatnej – na wypadek pytania organów, dlaczego przy nabyciu nie było VAT.
- Należy dopilnować prawidłowego wystawienia faktury eksportowej – na fakturze dla kontrahenta spoza UE widnieje stawka 0% (ewentualnie adnotacja „Export of goods – VAT 0%”). Fakturę taką ujmuje się w rejestrze sprzedaży VAT. Dobrą praktyką jest podpięcie do niej dokumentu IE-599 lub kopii dokumentu celnego potwierdzającego wywóz.
4. Podatek VAT – podsumowanie i szczególne obowiązki:
- Przedsiębiorca będzie składać deklaracje VAT w formie pliku JPK_V7M co miesiąc (przy eksporcie i WNT praktyczniejsze są rozliczenia miesięczne). Każdą sprzedaż eksportową wykazuje ze stawką 0%, zakupy krajowe z VAT (np. usługi, krajowe koszty) dają mu VAT naliczony do odliczenia, a ewentualne WNT wykazuje zarówno po stronie VAT należnego, jak i naliczonego.
- Ze względu na spodziewany charakter działalności (dużo sprzedaży 0%) może powstawać nadwyżka VAT naliczonego nad należnym – czyli zwroty VAT. Urząd Skarbowy zwraca VAT (co do zasady w terminie 60 dni, można wnioskować o 25 dni przy spełnieniu dodatkowych warunków). Trzeba się liczyć z tym, że przy częstych zwrotach fiskus może weryfikować dokumenty (np. żądać potwierdzeń eksportu).
- Gdy przedsiębiorca dokonuje WNT z UE, musi pamiętać o uzupełnieniu informacji podsumowującej VAT-UE, jeśli kontrahent wymaga podania aktywnego VAT UE by zastosować 0% sprzedaży, polski przedsiębiorca musi mieć nadany NIP-UE i być czynnym podatnikiem).
- Procedura marży – ewidencja: jeśli będzie stosowana, wymaga prowadzenia dodatkowej ewidencji pozwalającej określić marżę dla poszczególnych transakcji (tj. powiązać zakup konkretnych towarów z ich sprzedażą). Faktury sprzedaży w procedurze marży wystawia się ze szczególnym oznaczeniem („Faktura VAT marża – towary używane”) i nie wykazuje na nich kwoty VAT. Jednak przy eksporcie 0% taka formuła faktury nie obowiązuje – stosuje się zwykłą fakturę eksportową z 0% (procedura marży ma zastosowanie głównie do sprzedaży na terenie kraju lub UE).
Rejestracja numeru EORI i procedura celna eksportu
1. Obowiązek uzyskania numeru EORI:
Do dokonania odprawy celnej eksportowej niezbędny jest numer EORI (Economic Operators’ Registration and Identification). Każdy przedsiębiorca dokonujący czynności celnych w UE musi posługiwać się numerem EORI – należy go uzyskać przed pierwszą operacją celną. W Polsce numer EORI nadaje Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu. Procedura polega na:
- Założeniu konta na platformie PUESC (Portal Usług Elektronicznych Służby Celno-Skarbowej) i zarejestrowaniu tam firmy oraz osoby reprezentującej.
- Złożeniu drogą elektroniczną wniosku o nadanie numeru EORI (formularz na PUESC).
- Po weryfikacji urząd nada numer EORI (jest to zazwyczaj PL+NIP z sufiksem, unikatowy w całej UE) i informacja pojawi się na koncie PUESC oraz zostanie przesłana do wnioskodawcy.
Uzyskanie EORI jest jednorazowe – ten sam numer używa się przy wszystkich kolejnych eksportach i ewentualnych importach.
2. Procedura celna przy eksporcie biżuterii:
Eksport biżuterii do USA wymaga zgłoszenia celnego wywozowego w polskim urzędzie celnym (który może być dokonany na dowolnym oddziale celnym właściwym dla miejsca siedziby lub fizycznego wyprowadzenia towaru, np. lotnisko, terminal). Kluczowe elementy procedury:
- Zgłoszenie celne (deklaracja eksportowa): Należy wypełnić i złożyć elektronicznie (poprzez system AES/ECS2 na PUESC lub za pośrednictwem agencji celnej) zgłoszenie, podając m.in. dane eksportera, odbiorcy, kod CN towaru, wartość, kraj przeznaczenia, warunki dostawy, środek transportu. Biżuteria z metali szlachetnych klasyfikowana jest w pozycjach taryfy celnej (CN) – np. złota/srebrna biżuteria to CN 7113, diamenty oszlifowane 7102 itd.
- Dokumenty do odprawy: Konieczne będą faktura handlowa (invoice) dla odbiorcy w USA, specyfikacja towaru (np. wykaz przedmiotów, ich opis, masa kruszcu, kamieni, próba złota itp.), oraz ewentualnie dokumenty potwierdzające legalność/pochodzenie, jeśli wymagane. Dla biżuterii zwykle specjalne pozwolenia nie są potrzebne, o ile nie są to zabytki – w przypadku bardzo starych, zabytkowych wyrobów (antyk powyżej 100 lat może wymagać dodatkowego pozwolenia konserwatorskiego na wywóz z Polski). Zakładając jednak typowy obrót używaną biżuterią użytkową, nie ma szczególnych ograniczeń eksportowych.
- Odprawa celna i potwierdzenie wywozu: Po złożeniu zgłoszenia celnego organy celne mogą dokonać jego weryfikacji. Często w praktyce przy mniejszych przesyłkach kurierskich procedurę zgłoszenia wykonuje za nas firma kurierska (na podstawie upoważnienia) – wtedy numer EORI również jest potrzebny, a faktura proforma jest wykorzystywana do odprawy. Urząd celny może zwolnić towar bez kontroli fizycznej, a w systemie generowany jest komunikat IE-599 lub elektroniczne Potwierdzenie Wywozu – dokument ten należy pobrać i archiwizować jako dowód do zastosowania 0% VAT.
- Transport i wywóz: Biżuteria jako towar wartościowy powinna być odpowiednio ubezpieczona i zabezpieczona na czas transportu. Po odprawie celnej towar może opuścić obszar UE – np. zostać wysłany samolotem do USA. W momencie, gdy przesyłka przekroczy granicę UE, w systemie celnym pojawi się status potwierdzający wywóz (to właśnie generuje dokument potwierdzenia eksportu).
Należy pamiętać, że eksport z UE jest zwolniony z ceł wywozowych – Unia Europejska co do zasady nie nakłada cła na wywóz standardowych wyrobów jubilerskich. Natomiast przy imporcie w USA mogą pojawić się opłaty (o czym niżej). Dla polskiego eksportera istotne jest dopełnienie formalności celnych i uzyskanie dokumentów wywozowych. Również warto prowadzić rejestr wysyłek, śledzić status celny każdej partii i upewnić się, że dla wszystkich uzyskano potwierdzenie wywozu (co jest kluczowe dla rozliczenia VAT).
Obowiązki podatkowe na terenie USA (VAT/Sales Tax)
Eksportując towary do USA, polski przedsiębiorca musi rozważyć, czy powstaną dla niego jakiekolwiek obowiązki podatkowe w Stanach Zjednoczonych, takie jak rejestracja do VAT lub odpowiednika podatku od sprzedaży. Kluczowe kwestie to:
- Podatek VAT w USA – brak systemu VAT: Stany Zjednoczone nie mają federalnego podatku VAT (Value Added Tax) ani ogólnokrajowego podatku od sprzedaży. USA wyróżniają się tym, że nie funkcjonuje tam system podatku od wartości dodanej obowiązujący w Polsce i większości krajów świata. Zamiast tego istnieją podatki od sprzedaży (sales tax) nakładane przez poszczególne stany i lokalne jurysdykcje. W rezultacie nie ma możliwości rejestracji jako „podatnik VAT” w USA – po prostu taki podatek tam nie występuje.
- Sales tax (podatek od sprzedaży) – czy polski eksporter musi go rozliczać: Co do zasady, obowiązek poboru sales tax spoczywa na sprzedawcy posiadającym tzw. nexus w danym stanie (czyli wystarczający związek z danym stanem – np. fizyczna obecność, magazyn, lub przekroczenie pewnego progu sprzedaży do klientów w tym stanie). Dla zagranicznego sprzedawcy, który wysyła towary z Polski do klientów w USA, brak jest fizycznej obecności na terenie stanów. Jednak w ostatnich latach wiele stanów wprowadziło tzw. economic nexus, czyli obowiązek rejestracji i poboru sales tax jeśli sprzedaż do klientów w danym stanie przekroczy pewien próg wartości lub liczby transakcji (np. $100 tys. rocznie albo 200 przesyłek do danego stanu, zależnie od stanu). W praktyce egzekwowanie tego wobec zagranicznych podmiotów bywa ograniczone, ale formalnie może zaistnieć obowiązek pobierania sales tax, jeśli sprzedaż w USA stanie się masowa i skoncentrowana w konkretnych stanach. Na początku działalności sprzedażowej do USA, o ile klientami będą raczej indywidualni odbiorcy rozproszeni po kraju, polski eksporter nie musi rejestrować się w USA do celów podatkowych – sprzedaż będzie traktowana jako eksportowana dostawa, a opodatkowanie nastąpi w kraju odbiorcy. W myśl zasady opodatkowania konsumpcji w kraju przeznaczenia, to nabywca w USA zapłaci ewentualny podatek od importu/sprzedaży (np. cło importowe i stanowy sales tax przy odprawie).
- Cło i podatki importowe w USA (obowiązki odbiorcy): Kiedy biżuteria dotrze do USA, podlega odprawie importowej. Stroną importującą może być docelowy kupujący lub sprzedawca, w zależności od warunków dostawy (np. DDP – dostarczone, opłacone cło, vs DAP – dostarczone, cło nieopłacone). Standardowo, jeżeli polski przedsiębiorca wysyła towar kurierem do klienta detalicznego w USA, kurier (np. DHL, FedEx) odprawia towar w USA na odbiorcę i pobiera od niego należności celne oraz lokalny podatek sprzedaży, jeśli wymagany. Biżuteria złota czy diamentowa może podlegać cłu importowemu według stawek taryfowych USA (zwykle kilka procent, zależnie od klasyfikacji) oraz stanowemu sales tax według stawki obowiązującej w stanie odbiorcy (o ile nie jest zwolniona – np. w niektórych stanach towary wysyłane z zagranicy do konsumenta mogą mieć zwolnienie do pewnej wartości). Polski eksporter nie rozlicza tych podatków w USA – robi to importer lub pośrednik. Dopiero w przypadku, gdyby polska firma chciała ustanowić własny magazyn towaru w USA i sprzedawać lokalnie, musiałaby zarejestrować się w danym stanie i pobierać sales tax od sprzedaży.
- Podatek dochodowy w USA: Sam fakt sprzedaży towarów do klientów w USA nie powoduje automatycznie opodatkowania dochodu w USA. Dopóki polska firma nie posiada stałego zakładu (Permanent Establishment) w USA – np. biura, oddziału, personelu prowadzącego działalność na miejscu – jej zyski z eksportu nie podlegają amerykańskiemu podatkowi dochodowemu. W myśl polsko-amerykańskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zyski przedsiębiorstwa polskiego są opodatkowane w USA tylko jeśli prowadzi ono działalność poprzez położony tam zakład. Zatem dochód zostanie opodatkowany w Polsce (PIT/CIT), a nie w USA.
Wniosek: Polski eksporter nie musi rejestrować się do VAT w USA (takiego podatku brak) ani z góry do sales tax. Powinien natomiast informować amerykańskich klientów, że mogą oni ponieść koszty importu (cła, podatek stanowy) przy odbiorze. Dopiero przy znacznym rozszerzeniu działalności na rynek USA (np. magazyn w USA, duża sprzedaż do jednego stanu) warto zasięgnąć doradztwa w zakresie przepisów sales tax w poszczególnych stanach. Na starcie jednak nie ma dodatkowych obowiązków podatkowych dla eksportera na terenie USA poza poprawnym dokonaniem eksportu z Polski.
Dokumentacja i ewidencje związane z rozliczeniem działalności
Aby prawidłowo rozliczać opisaną działalność, przedsiębiorca musi prowadzić odpowiednią dokumentację księgową i podatkową, w tym:
- Ewidencja przychodów i kosztów (dla celów PIT/CIT):
- Jeśli wybrano ryczałt – należy prowadzić ewidencję przychodów, w której zapisuje się każdy przychód ze sprzedaży (faktury, paragony) chronologicznie. Koszty nie są ewidencjonowane dla celów podatku dochodowego, ale warto je i tak gromadzić dla kontroli marży i celów biznesowych.
- Jeśli wybrano zasady ogólne lub podatek liniowy (PIT) – konieczne jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), gdzie wpisuje się zarówno przychody ze sprzedaży, jak i koszty uzyskania przychodu (zakupy towarów, opłaty aukcyjne, transport, cło, ubezpieczenie, wydatki operacyjne). KPiR pozwoli wyliczyć dochód do opodatkowania PIT miesięcznie/kwartalnie.
- Jeśli działalność będzie prowadzona w formie spółki z o.o. – wymagana jest pełna księgowość (księgi rachunkowe). Niezależnie od formy, dokumenty kosztowe (faktury zakupu biżuterii, faktury za usługi transportowe, ubezpieczenia, itp.) powinny być zbierane i przechowywane, gdyż w przypadku kontroli skarbowej mogą być potrzebne do wykazania kosztów lub podstaw opodatkowania marży.
- Ewidencje VAT: Jako czynny podatnik VAT, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję sprzedaży VAT i ewidencję zakupów VAT. W praktyce robi się to za pomocą programu finansowo-księgowego lub arkusza, z którego generuje się JPK_V7. Należy osobno oznaczać: sprzedaż krajową (gdyby była) – stawki i kwoty VAT, sprzedaż eksportową – stawka 0% (w JPK wykazana z kodem „Eksport towarów”), WNT – odpowiednie ujęcie VAT należnego i naliczonego (część ewidencji zakupów i sprzedaży). Ewidencje te muszą być rzetelne i zgodne z dokumentami (fakturami).
- Dokumenty zakupu towarów: Każdy zakup biżuterii na aukcji lub od osoby fizycznej powinien być udokumentowany. Mogą to być faktury VAT (0% intra, faktury marża) lub umowy kupna-sprzedaży/paragony. Dla zastosowania procedury marży kluczowe jest posiadanie dokumentu, z którego wynika, że sprzedawca nie naliczył podatku VAT (np. faktura VAT marża albo umowa z osobą fizyczną). W ewidencji wewnętrznej dobrze jest oznaczyć takie pozycje, by wiedzieć że od tych egzemplarzy biżuterii nie było VAT do odliczenia (spełnienie wymogu do marży).
- Dokumenty sprzedaży: Sprzedaż do USA najczęściej będzie na rzecz podmiotów nieposiadających NIP UE, zatem każda wysyłka powinna być udokumentowana fakturą eksportową. Faktura taka zawiera dane nabywcy (imię nazwisko lub firma, adres w USA), opis towaru, wartość, walutę transakcji, adnotację o stawce VAT 0%. Numer EORI nie jest wymagany na fakturze, ale bywa podawany w dokumentacji wysyłkowej. Kopie wystawionych faktur należy przechowywać. Jeśli sprzedaż odbywałaby się detalicznie (np. przez platformę e-commerce) i odbiorca jest konsumentem, w polskich przepisach istnieje możliwość ewidencjonowania sprzedaży detalicznej w kasie fiskalnej. Uwaga: Biżuteria jest towarem, który może podlegać obowiązkowi posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży krajowej dla osób fizycznych. W przypadku eksportu jednak finalny nabywca jest zagraniczny, więc transakcje te nie podlegają pod paragony fiskalne w Polsce. Wystarczy faktura zerowa na potrzeby eksportu.
- Dowody wywozu dla 0% VAT: Absolutnie kluczowe jest archiwizowanie dokumentów celnych potwierdzających wywóz. Podstawowym dokumentem jest elektroniczne Potwierdzenie wywozu (IE-599), które przedsiębiorca otrzymuje po zakończeniu procedury celnej eksportowej. Należy je powiązać z konkretną fakturą sprzedaży i zachować (np. wydrukować lub przechowywać plik elektroniczny). Dodatkowo warto gromadzić inne dowody, np. dokumenty przewozowe od kuriera (listy lotnicze, tracking z dostarczenia przesyłki) – choć formalnie IE-599 wystarcza, dodatkowe dowody mogą być pomocne w razie sporu. Warunkiem stawki 0% jest posiadanie takich dokumentów przed terminem złożenia deklaracji za dany okres, więc proces wysyłki i odprawy należy organizować tak, by dokumenty były dostępne terminowo.
- Inne ewidencje i dokumenty: Warto prowadzić rejestr/ewidencję magazynową towarów (choć nie ma formalnego obowiązku pełnej gospodarki magazynowej przy JDG i KPiR, to dla własnej kontroli dobrze wiedzieć, jakie sztuki biżuterii są na stanie, za ile kupione, kiedy sprzedane). Przy procedurze marży wręcz konieczne jest przypisanie kosztu nabycia do danej sprzedanej sztuki dla obliczenia prawidłowej marży opodatkowanej – w przypadku eksportu 0% co prawda VAT należny nie wystąpi, ale dla celów dochodowych nadal trzeba znać koszt sprzedanego towaru. Dobra ewidencja pozwoli też wykazać w razie kontroli, że sprzedane na export egzemplarze zostały nabyte np. od osób prywatnych (co uzasadnia brak WNT itp.).
Ponadto, jeśli transakcje są prowadzone w walutach obcych (zakupy na aukcjach w euro, sprzedaż w dolarach), należy pamiętać o prawidłowych przeliczeniach na złote dla celów podatkowych. Faktury zakupowe w walucie przelicza się na PLN wg kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury (dla VAT w WNT oraz dla KPiR), zaś faktury sprzedaży eksportowej – dla VAT wykazuje się wartość w zł na podstawie kursu z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (wydania towaru/faktury), a dla księgowania przychodu PIT używa się kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Należy też rozliczać ewentualne różnice kursowe, jeśli płatności przychodzą później (w JDG na KPiR – różnice kursowe podatkowo, w spółce z o.o. – pełna rachunkowość wg ustawy o rachunkowości). - Przechowywanie dokumentów: Wszystkie dokumenty (faktury, deklaracje, potwierdzenia wywozu, ewidencje) trzeba przechowywać przez wymagany okres (co najmniej 5 lat od końca roku, w którym złożono zeznanie podatkowe za dane transakcje, a dla VAT – 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Dokumentacja eksportowa często bywa w formie elektronicznej – należy zadbać o archiwizację plików (kopie bezpieczeństwa, wydruki).
Podsumowując, prawidłowe rozliczenie tej działalności wymaga skrupulatnego prowadzenia ewidencji i dopełnienia formalności podatkowych zarówno w Polsce (VAT, PIT/CIT) jak i celnych przy eksporcie. Wybór optymalnej formy opodatkowania (JDG vs spółka, skala/liniowy vs ryczałt) powinien uwzględniać prognozowaną rentowność biznesu i preferencje co do ryzyka oraz formalności. Dzięki zastosowaniu stawki 0% na eksport sprzedaż do USA może odbywać się bez obciążeń VAT, a procedura VAT marża stanowi dodatkowe ułatwienie przy zakupach używanej biżuterii w UE, eliminując podwójne opodatkowanie. Ważne jest, by od początku prowadzić kompletną dokumentację – to zapewni bezpieczeństwo podatkowe i umożliwi sprawne kontrole w przyszłości, gdy biznes się rozwinie. Wszystkie powyższe działania pozwolą przedsiębiorcy skupić się na istocie biznesu (tzn. wyszukiwaniu atrakcyjnej biżuterii i jej sprzedaży z zyskiem) przy zachowaniu zgodności z przepisami podatkowymi.
Źródła:
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 9a, art. 30c – podatek liniowy; art. 14 – przychód z działalności; załącznik dot. stawek ryczałtu).
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym (art. 4 i 6 – warunki ryczałtu; art. 12 ust.1 pkt 7 – stawka 3% dla handlu)
- Ustawa o VAT (art. 113 – zwolnienie podmiotowe 200 tys. zł; art. 120 – definicje towarów używanych i procedura marży
art. 41 ust.4, art. 41 ust. 11 – eksport 0% VAT; art. 42 – warunki eksportu 0%).
- Interpretacje i objaśnienia: Procedura VAT marża przy sprzedaży biżuterii używanej
Warunki zastosowania 0% przy eksporcie (Ministerstwo Finansów, objaśnienia 2021)
